Anmeldung und Ausweisausgabe
Besucher werden aufgenommen, angekündigt und mit einem Besucherausweis versehen. Bei Rückgabe wird der Ausweis wieder eingezogen. Wer im Haus ist, lässt sich jederzeit sagen.
Leistung 03
Empfang und Pforte
Der Empfang ist die erste Person, die ein Gast von Ihrem Unternehmen sieht. Und die letzte Kontrolle, bevor jemand im Haus ist.
Zwei Aufgaben in einer Position
Der Empfangsdienst hat eine Doppelrolle, die selten offen ausgesprochen wird. Nach außen ist er Gastgeber: freundlich, zugewandt, auskunftsfähig. Nach innen ist er Kontrolle: Er entscheidet, wer den Aufzug benutzt und wer im Sessel wartet. Beides gleichzeitig zu können, ist die eigentliche Anforderung an diese Position, und daran scheitern die meisten Besetzungen.
Ein Empfang, der nur freundlich ist, lässt jeden durch, der überzeugend auftritt. Ein Empfang, der nur kontrolliert, macht aus jedem Besucher einen Verdächtigen und beschädigt genau den Eindruck, den Ihr Haus hinterlassen will. Die Kunst liegt darin, die Prüfung so zu führen, dass sie selbstverständlich wirkt: nicht als Hürde, sondern als Teil des Ankommens.
Deshalb ist die Auswahl für diese Position eine andere als für einen Rundgang bei Nacht. Gefragt sind Sprache, Ruhe und die Fähigkeit, ein Gespräch zu führen, in dem am Ende trotzdem ein Nein stehen kann. Wir besprechen vor der Besetzung, welchen Ton Ihr Haus erwartet, welche Kleidung getragen wird und wie mit den Fällen umzugehen ist, in denen jemand ohne Termin erscheint. Wer wann im Haus war, steht danach schriftlich fest, weil der Empfang es während der Schicht ins Wachbuch einträgt. Empfangsdienste stellen wir für Bürogebäude in Hamburg und im Kreis Stormarn.
Zwei Rollen, ein Auftreten
Was der Empfang nach außen zeigt und was er nach innen leistet, sind zwei Seiten derselben Position.
Nach außen: Gastgeber
Blickkontakt und Ansprache, bevor der Gast fragen muss. Klare Auskunft, wohin er geht und wie lange es dauert. Ein Wartebereich, in dem jemand nicht das Gefühl hat, vergessen worden zu sein.
Nach innen: Kontrolle
Abgleich gegen die Terminliste. Keine Weiterleitung ohne Bestätigung aus dem Haus. Dokumentation von Ankunft und Abgang. Bei Unklarheit entscheidet nicht der Empfang, sondern die zuständige Stelle.
Im Zweifel
Wer ohne Termin kommt, wird nicht abgewiesen und nicht durchgelassen, sondern angekündigt. Die Entscheidung fällt im Haus. Das entlastet den Empfang und schützt Ihre Beziehung zum Besucher.
Bei Andrang
Wenn mehrere gleichzeitig ankommen, hat die Reihenfolge Vorrang vor der Geschwindigkeit. Niemand wird übersprungen, auch nicht der, der am lautesten wartet.
Was am Empfang geleistet wird
Der Zuschnitt hängt davon ab, wie stark der Publikumsverkehr ist und welche Aufgaben Ihr Haus zusätzlich am Empfang bündelt.
Weiterleitung
Der Gast wird nicht auf den Flur geschickt, sondern übergeben. Bei Häusern mit mehreren Etagen oder Zugangsstufen ist das der Punkt, an dem die Zutrittsordnung tatsächlich greift.
Telefon und Auskunft
Annahme und Weitervermittlung von Anrufen, Auskunft zu Erreichbarkeiten im Rahmen dessen, was Sie freigeben.
Post- und Warenannahme
Annahme, Quittung und Weitergabe nach Ihrer Vorgabe. Sendungen, die nicht angenommen werden dürfen, werden abgewiesen und vermerkt.
Schlüssel- und Kartenverwaltung
Ausgabe und Rücknahme gegen Nachweis. Ein Schlüsselbuch ohne Lücke ist im Zweifelsfall mehr wert als jede Erinnerung.
Erste Reaktion
Bei Alarm, Störung oder einem Vorfall in der Eingangshalle ist der Empfang die Stelle, die zuerst reagiert und die vereinbarte Meldekette auslöst.
Leistungsumfang
Am Empfang und an der Pforte übernehmen wir diese Aufgaben, einzeln oder als eine Position.
Empfang und Besucher
- Besucherempfang
- Besucherverwaltung
Pforte und Verwaltung
- Schlüsselverwaltung
- Telefonzentrale
- Postannahme
- Zufahrtskontrolle
Wenn Ihr Haus am Empfang weitere Aufgaben bündelt, sprechen Sie uns an. Was sich übernehmen lässt, klären wir vor der Besetzung.
Besetzung, Zeiten und Vertretung
Ein Empfang steht und fällt mit der Verlässlichkeit der Besetzung. Eine Position, die an drei von fünf Tagen mit einer anderen Person besetzt ist, kann keine Routine aufbauen und keine Gesichter wiedererkennen. Wir setzen deshalb auf feste Zuordnung: Für Ihren Empfang gibt es eine Kraft und eine benannte Vertretung, nicht einen wechselnden Pool.
Die Zeiten richten sich nach Ihrem Betrieb. Üblich sind die Kernzeiten des Publikumsverkehrs, häufig ergänzt um eine halbe Stunde vor dem ersten und nach dem letzten Termin. Ob der Empfang danach in einen Schließdienst übergeht oder die Position endet, legen wir gemeinsam fest.
Vor dem ersten Tag steht eine Einweisung im Haus. Dabei wird der Arbeitsplatz übernommen, die Telefonanlage erklärt, die Zutrittsordnung besprochen und die Liste der Ansprechpartner aufgenommen. Erst danach beginnt der Dienst. Die Tätigkeit fällt unter das Bewachungsgewerbe nach § 34a Gewerbeordnung.
Häufige Fragen
Übernehmen Sie auch nur die Vertretung?
Ja. Urlaubs- und Krankheitsvertretung für einen bestehenden Empfang ist ein häufiger Fall. Die Einweisung ist dann kürzer, aber nicht überflüssig.
Wird am Empfang auch kontrolliert oder nur empfangen?
Beides, in dem Umfang, den Sie festlegen. Eine Position, die nur empfängt, ist ein Serviceplatz. Eine, die auch prüft, braucht eine klare Zutrittsordnung von Ihnen.
Welche Sprachen werden gesprochen?
Deutsch in jedem Fall. Welche weiteren Sprachen für Ihre Position gebraucht werden, klären wir vor der Besetzung, damit die Zuordnung dazu passt.
Sollen wir uns Ihr Objekt ansehen
Nennen Sie uns Objekt, Zeitraum und Präsenzform. Alles Weitere klären wir bei der Begehung vor Ort.
Vorab lesen: Was ein Sicherheitsdienst kostet
Weitere Leistungen
ObjektschutzBaustellenbewachungRevier- und StreifendienstVeranstaltungsschutzLogistik und HafenWerkschutzAlarmverfolgungCity- und OrdnungsdienstFlüchtlingsunterkünfte und öffentliche EinrichtungenPersonen- und BegleitschutzDoorman und Einzelhandel
Diese Leistung kommt vor allem in diesen Branchen vor: Industrie und Produktion, Hotel und Gastronomie.
Im Ratgeber dazu: Was ein Sicherheitsmitarbeiter darf und was nicht und Die Objektbegehung.
Einsatzgebiete für diese Leistung: Wandsbek, Ahrensburg, Bad Oldesloe.